Синдик (syndic de copropriété): що він зобов'язаний і як його змінити

Синдик — законний представник об'єднання співвласників (syndicat des copropriétaires). Він діє від імені та в інтересах усіх співвласників у межах завдань, перелічених у його договорі: виконує рішення загальних зборів (assemblée générale) і застосовує регламент будинку (règlement de copropriété).

Синдик-професіонал — фізична або юридична особа, яка займається цим як діяльністю і отримує за це винагороду. За джерелом, він зобов'язаний одночасно відповідати трьом умовам.

• Мати професійну картку (carte professionnelle) з відміткою «syndic de copropriété», видану торгово-промисловою палатою (CCI).
• Підтвердити наявність фінансової гарантії (garantie financière) — вона забезпечує повернення коштів будинку в разі банкрутства синдика або привласнення грошей.
• Підтвердити наявність страхування професійної цивільної відповідальності (assurance responsabilité civile professionnelle) на випадок шкоди, завданої об'єднанню співвласників або окремому співвласнику.

Синдик-непрофесіонал — фізична особа, обов'язково співвласник цього ж будинку, яка не займається цим як професією і не потребує професійної картки. Джерело розрізняє два види: syndic bénévole і syndic coopératif (про них — в останньому розділі).

Бухгалтерське і фінансове управління будинком — окремий блок обов'язків синдика. Саме тут найчастіше виникають претензії співвласників.

• Складати попередній бюджет (budget prévisionnel) — синдик-професіонал робить це спільно з conseil syndical — і щороку виносити його на голосування загальних зборів.
• Вести окрему бухгалтерію об'єднання: записувати всі витрати (страхування, прибирання, консьєрж, вода, ліфт) і надходження в документ, який називається grand livre, а також складати річну звітність і виносити її на голосування.
• Визначати суму внесків (charges) кожного співвласника, надсилати відповідні appels de fonds і займатися стягненням несплачених внесків.
• Відкрити окремий банківський рахунок на ім'я об'єднання співвласників протягом 3 місяців з дня свого призначення. Власником рахунку у виписках має бути саме syndicat des copropriétaires, а не синдик.
• Відкрити окремий рахунок для обов'язкового фонду робіт (fonds travaux), а в разі колективної банківської позики — окремий рахунок для неї.

Усі суми, отримані від імені та за рахунок об'єднання співвласників, мають зараховуватися на цей рахунок.

• Зареєструвати будинок у національному реєстрі copropriétés і скласти та оновлювати fiche synthétique — коротку довідку про будинок.
• Складати й оновлювати список усіх співвласників із зазначенням їхніх лотів, цивільного стану, місця проживання та електронної адреси.
• Забезпечувати виконання règlement de copropriété і рішень загальних зборів.
• Щороку організовувати загальні збори: підготувати, скликати, бути присутнім, скласти протокол (procès-verbal) і надіслати його всім співвласникам.
• Керувати будинком щоденно: утримувати спільні частини (прибирання, дрібний ремонт, обслуговування ліфта), дбати про безпеку мешканців (наприклад, дотримання протипожежних норм), а в разі термінової потреби — організувати необхідні роботи.
• Вносити до порядку денного зборів усі роботи, які він вважає корисними чи необхідними для збереження будинку (ремонт покрівлі, ravalement, енергетична реновація).
• Укладати договір страхування будинку (assurance multirisques immeuble), заявляти про страхові випадки у спільних частинах і страхувати цивільну відповідальність об'єднання співвласників.
• Складати й оновлювати технічний журнал будинку (carnet d'entretien).
• Представляти об'єднання співвласників у цивільних правочинах, при придбанні чи відчуженні спільних частин і в суді.
• Повідомляти співвласників і мешканців, якщо щодо будинку відкрито процедуру з боку служб безпеки та санітарного стану будівель.
• Вести архів об'єднання та керувати найманими працівниками будинку (наприклад, консьєржем): наймати, звільняти, визначати умови праці.

Синдик-професіонал додатково зобов'язаний отримати дозвіл загальних зборів на підписання договорів із будь-яким підприємством чи підрядником, пов'язаним із ним самим.

Синдик має надати захищений онлайн-доступ до документів з управління будинком. Вхід — за персональним кодом, документи мають бути доступні для завантаження і друку. Обсяг доступу різний для членів conseil syndical, для всіх співвласників і щодо власного лоту.

• Членам conseil syndical, за джерелом, має бути доступний щонайменше такий мінімум: список усіх співвласників.
• Загальні оборотні відомості рахунків об'єднання співвласників і загальний звіт про витрати та надходження за закритий звітний період.
• Періодичні виписки з окремих банківських рахунків, відкритих на ім'я об'єднання співвласників.
• Судові позови, вручені від імені об'єднання співвласників щодо справ, які тривають, і судові рішення, строки оскарження яких ще не сплили.
• Чинні carte professionnelle синдика, довідка про страхування професійної цивільної відповідальності та довідка про фінансову гарантію.

Усім співвласникам, за джерелом, має бути доступний щонайменше такий набір документів.

• Règlement de copropriété, état descriptif de division і опубліковані акти, що їх змінюють.
• Остання fiche synthétique будинку і carnet d'entretien.
• Чинні технічні діагностики спільних частин будинку.
• Чинні договори страхування будинку, укладені синдиком від імені об'єднання співвласників.
• Усі чинні договори і підряди, підписані синдиком від імені об'єднання, крім трудових договорів.
• Чинні договори обслуговування спільного обладнання.
• Протоколи 3 останніх річних загальних зборів, на яких розглядалися рахунки, і кошториси робіт, затверджені на цих зборах.
• Чинний договір самого синдика.

Щодо вашого власного лоту синдик має надати індивідуальний рахунок співвласника (після затвердження зборами річних рахунків), суми поточних і позабюджетних внесків за 2 останні закриті звітні періоди, розмір вашої частки у фонді робіт та appels de fonds за 3 останні роки.

Мандат синдика оформлюється обов'язковим типовим договором (contrat-type), зміст якого врегульовано законом. Зразок опубліковано на Legifrance. Договір визначає строк мандата з календарними датами початку і закінчення, умови винагороди, перелік послуг та умови виконання завдань.

Договір може передбачати й інші послуги, що не належать до основних завдань синдика. Такі послуги мають бути попередньо запитані й дозволені загальними зборами голосуванням абсолютною більшістю.

Строк мандата — не більше 3 років. Виняток: якщо синдик або особа, з якою він живе в парі чи пов'язаний (наприклад, працівник), брала участь у будівництві цього будинку як забудовник або архітектор, строк становить максимум 1 рік. Мандат поновлюваний, але поновлення щоразу голосується на загальних зборах абсолютною більшістю.

У вже існуючому будинку синдика обирають на загальних зборах голосуванням абсолютною більшістю — так званою більшістю статті 25. Процедура складається з кількох етапів.

1. Перед зборами conseil syndical проводить порівняння пропозицій (mise en concurrence): запитує в кількох синдиків проєкт договору і довідку про ціну та перелік послуг. Це стосується як призначення нового синдика, так і поновлення договору чинного.
2. Проєкти договорів розсилаються співвласникам разом із порядком денним і додаються до повідомлення про скликання зборів.
3. На зборах проєкти договорів розглядаються один за одним, співвласники голосують по кожній кандидатурі послідовно. Щойно якийсь проєкт набирає абсолютну більшість, решту кандидатур розглядати не потрібно.
4. Одним і тим самим рішенням збори призначають синдика і затверджують його договір мандата.

Порівняння пропозицій не є обов'язковим, якщо в будинку немає conseil syndical або якщо співвласники торік проголосували проти нього абсолютною більшістю. Крім того, будь-який співвласник може попросити синдика внести до порядку денного розгляд одного чи кількох проєктів договору синдика, які він для цього передає.

Якщо жоден кандидат не набрав абсолютної більшості статті 25, але хоча б один зібрав щонайменше третину голосів усіх співвласників, можливе негайне друге голосування — уже за більшістю статті 24.

Щоб не поновлювати договір, будинок вносить до порядку денного зборів, які проводяться протягом 3 місяців до закінчення договору, питання про призначення нового синдика і про встановлення дострокової дати закінчення чинного договору. Якщо ініціатива йде від самого синдика, він повідомляє conseil syndical про намір не укладати новий договір щонайпізніше за 3 місяці до цих зборів. Дати закінчення старого і початку нового договору настають щонайраніше через 1 повний день (jour franc) після зборів.

У новоствореному будинку призначення тимчасового синдика обов'язкове — зазвичай це робить забудовник, а призначення зазначається в règlement de copropriété на строк не більше одного року. Після цього договір автоматично припиняється, тому тимчасовий синдик зобов'язаний протягом цього року скликати перші загальні збори: на них голосують або збереження тимчасового синдика (після порівняння пропозицій), або призначення нового.

Буває, що на зборах, скликаних саме для цього, синдика так і не призначають — наприклад, мандат не поновили або не набрали потрібної більшості. У такому разі синдика призначає голова судового трибуналу (tribunal judiciaire) за місцем розташування будинку.

Звернутися з такою заявою можуть, за джерелом, один чи кілька співвласників, мер комуни або голова міжкомунального публічного органу, що відповідає за житлову політику за місцем розташування будинку.

Відповідальність синдика може настати, якщо він припустився цивільної або кримінальної провини під час виконання своїх функцій і ця провина спричинила шкоду.

Перед об'єднанням співвласників відповідальність синдика є договірною: щоб її задіяти, об'єднання має довести, що синдик виконав свої завдання неправильно чи неповно і що саме ця провина стала причиною фінансової чи матеріальної шкоди. У джерелі наведено приклади ситуацій, у яких відповідальність синдика визнавали.

• Невиконання рішень загальних зборів — наприклад, незвернення до суду щодо нотаріуса чи співвласника.
• Замовлення нетермінових робіт без дозволу загальних зборів або замовлення додаткових незатверджених робіт.
• Помилкова або необґрунтована оплата рахунків підрядників і постачальників.
• Недостатні appels de fonds для покриття поточних витрат будинку або необхідного ремонту.
• Невиконання потрібних ремонтних робіт.
• Неінформування про необхідність укласти страхування dommages-ouvrage для проведення робіт з ravalement.

Окремий співвласник також може задіяти відповідальність синдика, якщо доведе, що той виконав завдання неправильно чи неповно або допустив провину поза межами своїх функцій, і що це спричинило особисту шкоду — фінансову, матеріальну чи моральну. Крім того, синдик відповідає перед третіми особами: працівниками об'єднання, орендарями, постачальниками, підрядниками, сусідами.

Кримінальна відповідальність можлива, якщо провина синдика становить кримінальне правопорушення. Джерело виділяє три групи: умисні правопорушення у фінансовому управлінні (зловживання довірою, шахрайство, привласнення коштів), необережні (наприклад, тілесні ушкодження через відсутність утримання чи нагляду) і порушення спеціального законодавства — містобудівних, гігієнічних, санітарних норм або трудового права.

1. Визначте конкретне невиконання синдиком його функцій і переконайтеся, що саме воно стало причиною шкоди: шкода має бути наслідком тієї провини, яку ви йому ставите за вину.
2. Оцініть розмір шкоди — наприклад, за допомогою кошторисів або рахунків.
3. Надішліть синдику лист-вимогу (mise en demeure) рекомендованим листом з повідомленням про вручення. У ньому — детальний опис фактів, порушень і завданої шкоди, а також вимога фінансової компенсації та/або виправлення оскаржуваних дій у розумний строк.
4. Якщо позов подає саме об'єднання співвласників, потрібне рішення загальних зборів. Проти колишнього синдика чинний синдик має бути уповноважений рішенням зборів, ухваленим більшістю статті 24, із зазначенням предмета позову, осіб і характеру позову.
5. Якщо позов подається проти чинного синдика, голова conseil syndical скликає загальні збори, щоб отримати пряме доручення діяти проти синдика, який не виконує обов'язків.
6. Якщо синдик не реагує або продовжує порушення, можна звернутися до tribunal judiciaire за місцем перебування відповідача — за адресою синдика. Якщо синдик вчинив кримінальні правопорушення, можливе також подання заяви про злочин (plainte).

Щодо представництва в суді джерело розрізняє два випадки: якщо сума спору не перевищує 10 000 €, супровід адвоката рекомендований; якщо сума спору більша за 10 000 €, представництво адвокатом обов'язкове. Супровід адвоката рекомендований і в позовах про відшкодування шкоди, і у вимозі про відкликання мандата синдика.

Syndic bénévole — фізична особа, власник одного або кількох лотів у цьому будинку. Він може як проживати в будинку, так і ні. Syndic coopératif — теж фізична особа, але має одночасно відповідати двом умовам: бути власником одного чи кількох лотів і бути головою conseil syndical.

Обов'язки синдика-непрофесіонала за джерелом здебільшого ті самі: бюджет, бухгалтерія, внески й appels de fonds, банківський рахунок на ім'я об'єднання протягом 3 місяців з призначення, рахунок для фонду робіт, реєстрація будинку, fiche synthétique, щорічні збори з протоколом, утримання будинку, страхування, carnet d'entretien, представництво об'єднання.

Кандидатура syndic bénévole вноситься до порядку денного загальних зборів і голосується абсолютною більшістю. Перехід на кооперативну форму складніший: спершу перевіряють, чи règlement de copropriété не забороняє таку форму управління (якщо забороняє — його потрібно змінити), потім абсолютною більшістю ухвалюють перехід і на тих самих зборах обов'язково обирають conseil syndical. Синдик-кооператив обирається членами ради з їхнього ж числа і є її головою.

Договір: невинагороджуваний синдик-непрофесіонал не зобов'язаний пропонувати договір за типовою формою — це стосується того, хто не отримує винагороди або лише відшкодування необхідних витрат. Він може добровільно підпорядкуватися вимогам contrat-type. Синдик, який отримує винагороду, зобов'язаний дотримуватися типового договору: він фіксує строк мандата з датами, перелік завдань і умови винагороди.

Строк мандата синдика-непрофесіонала — максимум 3 роки, поновлення голосується на зборах абсолютною більшістю. Порядок непоновлення договору такий самий, як у професіонала: збори протягом 3 місяців до закінчення договору, попередження conseil syndical щонайпізніше за 3 місяці, нові дати щонайраніше через 1 повний день після зборів. Дострокове припинення мандата має бути обґрунтоване достатньо серйозними провинами синдика.